Monitorování zaměstnanců na pracovišti

Zaměstnavatel musí své zaměstnance informovat o rozsahu a způsobu monitoringu, který hodlá provádět.
Každý zaměstnanec se jistě v průběhu profesního života setkal s tím, že byl ze strany zaměstnavatele monitorován. Má na takové jednání zaměstnavatel právo? Kam až může v monitorování zaměstnanců zajít a jaké může použít prostředky?

Jak zaměstnanci, tak i zaměstnavatelé mají svá práva a povinnosti vyplývající z právních předpisů a ve vztazích mezi zaměstnavateli a zaměstnanci dochází ke střetu těchto práv a povinností. Na jedné straně zde stojí ústavně garantované právo zaměstnance na soukromí, jehož součástí je i právo na soukromí na pracovišti a ochrany osobních údajů a listovního tajemství, zatímco na druhé straně stojí ústavně garantované právo zaměstnavatele na ochranu jeho majetkových zájmů. Tato práva jsou upravena v Listině základních práv a svobod.

Vedle těchto ústavně garantovaných práv zde figurují ještě práva a povinnosti týkající se daného pracovního poměru. Je to především povinnost zaměstnance podle ustanovení § 38 odst. 1 písm. b) zákoníku práce (dále jen „ZP“), aby konal svou práci osobně a dle pokynů zaměstnavatele v rámci rozvržené pracovní doby.

Ochrana majetkových zájmů zaměstnavatele spočívá především v tom, že pouze zaměstnavatel je oprávněný rozhodovat ve věci způsobu využití výrobních a pracovních prostředků. To platí i pro využití těchto prostředků zaměstnancem pro jeho osobní účely.

Podle ustanovení § 316 odst. 1 ZP nesmí zaměstnanec využít pro svou osobní potřebu jakýkoliv výrobní či pracovní prostředek zaměstnavatele, aniž by k takovému užití měl jeho souhlas. Dle judikatury je rozsah souhlasu pro použití pracovních a výrobních prostředků k osobní potřebě zcela na vůli zaměstnavatele.

Zákaz použití se týká i výpočetní techniky a telekomunikačních prostředků zaměstnavatele a je absolutní. Zaměstnanec je naopak povinen tyto výrobní prostředky používat pouze za účelem výkonu uložené práce a má povinnost řádného hospodaření s nimi. Má tedy zaměstnavatel právo kontrolovat zaměstnance, jak využívají výrobní a pracovní prostředky?

Ano, má. Zákoník práce, ustanovení § 316 odst. 1, dává zaměstnavateli právo, aby přiměřeným způsobem kontroloval (nikoliv libovolně), zda zaměstnanci využívají pracovní a výrobní prostředky k vykonávání svěřených povinností, a nikoliv k vyřizování soukromých záležitostí. Podstatný je zde pojem přiměřeným způsobem.

Pro posouzení přiměřenosti je potřeba vzít do úvahy několik skutečností. Především se bude jednat o zaměstnavatelem zvolené prostředky a způsoby této kontroly, závažnost chráněných zájmů zaměstnance (jeho soukromí) nebo zda zde existují i jiné prostředky, které by umožnily dosáhnout zaměstnavatelem sledovaného záměru. Je tedy nutné vždy posuzovat okolnosti konkrétního případu.

Takovouto kontrolou však často (vzhledem k tomu, co zaměstnavatel běžně kontroluje) dojde k určitému zásahu do soukromí zaměstnance. Je tedy právo zaměstnavatele kontrolovat zaměstnance a určitým způsobem tak zasahovat do jejich soukromí neomezené?

Není tomu tak. Podle § 316 odst. 2 ZP nesmí zaměstnavatel narušovat soukromí zaměstnance na pracovišti a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že bude zaměstnance podrobovat otevřenému či skrytému sledování, odposlouchávat a zaznamenávat jeho telefonické hovory, kontrolovat elektronickou poštu či listovní zásilky adresované zaměstnanci, a to bez závažného důvodu.

Závažné důvody musí spočívat ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele. Nelze však obecně říci, kdy jsou naplněny závažné důvody spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele, resp. kterých činností se týká. Lze tak však učinit jen tehdy, kde je to nezbytné pro ochranu zdraví osob nebo zaměstnavatelova majetku. Je třeba, aby se naplnění této podmínky zkoumalo vždy u konkrétního případu a zároveň aby opatření zaměstnavatele, kterým došlo k narušení soukromí zaměstnance, bylo přiměřené.

Jak monitorování probíhá?

Je zaměstnavatel povinen ohlásit zaměstnanci, že bude monitorován?

Zákoník práce mluví ve věci ohlášení sledování jasně. Podle § 316 odst. 3 ZP má zaměstnavatel v případě, že u něj existuje závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze jeho činnosti odůvodňující monitorování činnosti zaměstnanců, informační povinnost vůči svým zaměstnancům. Obsahem této povinnosti je informování zaměstnanců o rozsahu a způsobech monitoringu.

Splnění informační povinnosti musí předcházet samotnému zahájení monitoringu. Pro způsob informování zákon nestanovuje žádný konkrétní způsob. Bude tak záležet čistě na zaměstnavateli, jak bude o monitoringu své zaměstnance informovat.

Existuje nějaké omezení rozsahu monitoringu?

Ano, existuje. Nesmí se monitorovat obsah listinné a e-mailové korespondence ani obsah hovorů. V případě monitorování internetu je možné monitorovat např. čas strávený na konkrétní stránce, či okamžik, kdy jí daný zaměstnanec zobrazil.

U e-mailu se podle stanoviska Úřadu pro ochranu osobních údajů č. 2/2009 nesmí sledovat jeho obsah. Zaměstnavateli je zde dáno pouze právo sledovat od koho byl e-mail přijat a komu byl odeslán, počet doručených a odeslaných e-mailů, případně jejich hlavičku (předmět). Soukromý e-mail zaměstnance zaměstnavatel otevřít nemůže.

Výše uvedené stanovisko č. 2/2009 uvádí jedinou výjimku, kterou tvoří situace, kdy je z okolností zřejmé, že se jedná o e-mail pracovní (tento závěr musí být možné dovodit z hlavičky emailu) a existují zde objektivní důvody (např. dlouhodobá nepřítomnost zaměstnance z důvodu nemoci) a je pravděpodobnost, že by tento e-mail zaměstnanec vyřídil pozdě, což by následně vedlo k utrpění újmy na zaměstnavatelových právech. Tento postup by však měl být opravdu výjimečný.

Pokud zaměstnavatel nainstaluje na pracoviště kamery, bude podstatné jejich umístění, a co budou sledovat. Sledovat mohou kamery pouze věci (tj. majetek zaměstnavatele). Sledování konkrétního zaměstnance by však již bylo protizákonné. Zaměstnavatel dále nesmí kamerami sledovat místa, jako jsou WC, převlékárny či sprchy.

Další možností monitoringu může např. GPS u služebního auta. Zde, stejně jako u kamer (jak je uvedeno dále), vyvstává otázka, zda se v takovémto případě bude jednat o zpracování osobních údajů, či nikoliv. U GPS tomu tak bude, jelikož zaměstnavatel vždy dokáže skrze GPS (i jinak) poskytnutá data daného zaměstnance identifikovat.

Získané údaje tak budou osobními údaji podle zákona o ochraně osobních údajů. To nás vede k tomu, že zaměstnavatel v takovém případě má povinnost stanovit účel, za kterým osobní údaje získává.

Rozsah sběru těchto údajů je však omezený, zaměstnavatel tudíž nemůže sbírat informace nad rámec stanoveného účelu. Nelze tak kupříkladu považovat za zákonnou situaci, kdy je zaměstnanec prostřednictvím GPS ve služebním automobilu monitorován před či po skončení pracovní doby. Takovéto informace jsou nadbytečné a rozhodně již neslouží zaměstnavatelem sledovanému účelu.

Povinnosti zaměstnavatele vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů

Je také důležité zmínit, jaké povinnosti vyplývají zaměstnavateli vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů v případě, že v souladu se zákonem zavede monitoring kamerovým systémem. Pro zaměstnavatele pak mohou nastat dvě situace. Buďto mu vzniká použitím kamer povinnost registrace u Úřadu pro ochranu osobních údajů, jakožto zpracovateli osobních údajů formou provozování kamerového systému, nebo mu povinnost registrace nevzniká.

Nejdříve je však potřeba si definovat, kdy je provozování kamerového systému podle Úřadu pro ochranu osobních údajů považováno za zpracování osobních údajů. Na tuto otázku nám dává odpověď stanovisko Úřadu pro ochranu osobních údajů č. 1/2006.

Podle něj se za zpracování osobních údajů považuje situace, kdy je vedle kamerového sledování prováděn záznam pořizovaných záběrů nebo jsou v záznamovém zařízení uchovávány informace a zároveň je účelem pořizovaných záznamů, případně vybraných informací, jejich využití k identifikaci fyzických osob v souvislosti s určitým jednáním.

Povinnost zaměstnavateli nevzniká v případě, že kamerový systém sleduje dění na pracovišti on-line bez toho, aby dění nějakým způsobem nahrával. Pokud však kamerový systém dění na pracovišti zaznamenává, tak povinnost registrace vzniká a zaměstnavatel (jakožto správce osobních údajů) musí dodržovat tyto zásady:

• kamerové sledování nesmí nadměrně zasahovat do soukromí,
• předem jednoznačně stanovit účel pořizování záznamu,
• stanovit lhůtu pro uchování záznamů,
• řádně zajistit ochranu snímacích zařízení,
• vhodným způsobem informovat subjekt údajů (tj. zaměstnance),
• registrovat se u Úřadu pro ochranu osobních údajů, jakožto zpracovatel osobních údajů formou provozování kamerového systému.

Závěrem lze tedy říct, že zaměstnavatel je v mezích zákona oprávněn monitorovat zaměstnance, a to prostřednictvím sledování e-mailu, internetu, telefonické komunikace či pořízením kamerového systému.

Musí však při tomto jednání splnit zákonné požadavky, tj. přiměřenost způsobu kontroly a existenci závažného důvodu spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele. Při tom by měl mít zaměstnavatel na paměti soukromí zaměstnanců, a proto by měl pro případný monitoring zvolit takové způsoby, které vzhledem k jím sledovanému účelu zasahují nejméně do soukromí zaměstnanců.

Eva Decroix - profosionální advokát Jihlava.

Článek vyšen na portálu Pohoda 6. 12. 2017.